Utylizacja dokumentów po likwidacji biura

Likwidujesz biuro? To poważna operacja logistyczna, która wymaga koordynacji wielu działań. Pozbycie się mebli i sprzętu biurowego to jednak nie wszystko. Trzeba również w odpowiedni sposób zarządzić tym, co stanie się z dokumentacją. Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów w takim przypadku? Poznaj zasady, które pomogą Ci sprostać wymogom zawartym w przepisach prawa.

Niszczenie dokumentów po likwidacji biura – kiedy je przeprowadzić?

Likwidacja biura czy całej firmy nie zwalnia z obowiązku archiwizacji ani utylizacji dokumentów. Zanim jednak zaczniesz je przetwarzać, relokować lub niszczyć, upewnij się, że możesz to zrobić.

Po pierwsze, dokumenty firmowe – np. faktury czy akta osobowe – mają określone przepisami terminy przechowywania, a zakończenie działalności tego nie zmienia. Sprawdź więc, które akta powinny być nadal przechowywane.

Przykładowo dokumenty rozliczeniowe muszą pozostać w archiwum przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. Można je przechowywać samodzielnie, zachowując wymogi prawne, lub – prościej – powierzyć firmom specjalizującym się w archiwizacji.

Po drugie, niszczenie dokumentów firmowych jest Twoim obowiązkiem, gdy upłynie ustawowy wymóg ich przechowywania. Trzeba je przeprowadzić zgodnie z zasadami RODO, aby zadbać o nieodwracalne zniszczenie danych i uniemożliwić ich odtworzenie.

Jak może wyglądać utylizacja dokumentów po likwidacji biura?

W teorii możesz samodzielnie podjąć próbę zniszczenia dokumentów. Jednak wykonanie tego zadania we własnym zakresie – poprawnie, zgodnie z RODO i w krótkim czasie – najczęściej jest bardzo wymagające i kosztowne. Dlatego warto powierzyć je specjalistom. Przykładowo niszczenie dokumentów w Opolu wykonuje Destroy — firma z ponad 20-letnim doświadczeniem.

Współpraca z taką firmą uprości realizację zadania. Jej pracownicy wycenią usługi, a następnie – po podpisaniu umowy – odbiorą dokumenty do zniszczenia. Przygotują je do utylizacji, umieszczą w pojemnikach, które zapobiegną nieuprawnionemu dostępowi do danych, i przewiozą do swojej siedziby pojazdami z systemem monitoringu GPS.

Niszczenie dokumentacji odbędzie się z zachowaniem 3 klasy utajnienia według normy ISO 21964, a co za tym idzie – w zgodzie z wymogami RODO. Ścinki pozostałe po przeprowadzeniu niszczenia zostaną poddane recyklingowi, co sprawi, że proces będzie przyjazny środowisku.

Jeżeli interesuje Cię profesjonalna utylizacja dokumentów Oleśnica, zapoznaj się z usługami świadczonymi przez Destroy i uwzględnij je w procesie likwidacji biura. To zagwarantuje, że firmowa dokumentacja zostanie przetworzona w ramach obowiązującego prawa.