Image by Michal Jarmoluk from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur jest dobrowolny przez cały 2025 rok. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na rozpoczęcie wystawiania e-faktur w tym systemie, trzeba zastanowić się, jak rozwiązać kwestie dotyczące poprawnej numeracji dokumentów. Jakie zasady obowiązują na gruncie ustawy VAT? Co musimy wiedzieć o strukturze FA(3)?
Jak nadać numer KSeF? Zgodnie z przepisami, faktura powinna zawierać kolejny numer w ramach jednej lub więcej serii, tak aby można było ją jednoznacznie zidentyfikować. To oznacza, że faktury należy numerować w taki sposób, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych dokumentów poprzez ich kolejne numerowania i umożliwić identyfikację faktury. Co istotne, zachowanie tych założeń i sposoby numerowania ustalane są przez podatnika, który wystawia faktury. Każda faktura dokumentująca sprzedaż powinna zawierać między innymi kolejny numer. Podczas wystawiania należy zatem zachować chronologię numerowania, która dotyczy wszystkich dokumentów będących fakturami. Nie bez znaczenia są indywidualne numery, zgodnie z ewidencją prowadzoną przez podatnika. Co to znaczy? W efekcie każda faktura musi posiadać swój numer, czyli kolejny numer o jeden większy w stosunku do poprzedniej. Dwie następne faktury muszą mieć zachowaną ciągłość numeracji - numery między nimi nie mogą zostać wolne.
A jak nadać numer KSeF w przelewie? Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, nabywca towaru będący czynnym pośrednikiem VAT i dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane lub elektroniczne według wzoru KSeF (np. w razie awarii) za pośrednictwem polecenia przelewu musi podać numer identyfikujący faktury w KSeF lub identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Obowiązek ten został jednak przesunięty - będzie obowiązywał od 1 stycznia 2027. To samo dotyczy także podatnika innego niż nabywca towaru, który dokonuje płatności za fakturę wystawioną na rzecz nabywcy. Co trzeba wskazać w tytule przelewu? Konieczny jest:
W aktualnych przepisach nie wskazano obowiązku podawania numerów identyfikacyjnych nadanych przez Krakowy System e-Faktur w tytule przelewu w razie płatności za fakturę strukturalną. Warto jednak na bieżąco śledzić zmiany w przepisach i się do nich stosować.
Nowa struktura FA(3) w KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku i zastąpi wersję FA(2). Termin wejścia w życie konieczności korzystania z KSeF jest już pewny, gdyż prezydent podpisał Ustawę z dnia 9 maja 2024 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, która ma za zadanie wprowadzić obowiązek elektronicznego fakturowania. To wskazuje, że od 1 lutego 2026 przedsiębiorcy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie będą musieli wykorzystywać KSeF w swoich działaniach. Z kolei pozostali przedsiębiorcy będą korzystać z systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Dlaczego wdrożono nową strukturę faktury elektronicznej? Takie rozwiązania ma ułatwiać podatnikom przygotowanie się do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Ministerstwo Finansów opracowało tę strukturę logiczną bazując na opiniach przesyłanych w trakcie konsultacji podatkowych i postulatach zgłaszanych podczas spotkań z organizacjami księgowych, przedsiębiorców i biegłych rewidentów.
Jak widzimy, wprowadzone modyfikacje są różnorodne i mają użytkownikom ułatwiać korzystanie z KSeF.
