Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, którym przedsiębiorcy powinni zainteresować się już teraz. Jest to ogólnokrajowy system informatyczny, który daje możliwość wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Uzyskujemy zatem możliwość usprawnienia i ułatwienia codziennej pracy związanej z fakturowaniem i księgowością. Co warto wiedzieć o KSeF? Jak działa ten program i jakie daje możliwości firmom?
Krajowy System e-Faktur jest programem wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, działającym już od kilku lat. Z jego pomocą przedsiębiorca może nie tylko wystawiać, lecz także otrzymywać e-faktury strukturalne. Każdy, kto zdecyduje się już teraz korzystać z systemu, uzyskujemy dodatkowe korzyści podatkowe. Najważniejszym założeniem programu jest skierowanie faktur do jednego centralnego miejsca, tak aby połączyć systemy fakturowania i księgowości. Dodatkowo KSeF pozwala odbierać faktury przez te systemy księgowe, które już przeszły przez Krajowy System e-Faktur. Nie zapominajmy o funkcji zarządzania uprawnieniami, zapewniającej ochronę ważnych danych. Więcej informacji w tym temacie znajdziemy na stronie Poradnik Przedsiębiorcy. Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców? Każda firma będzie musiała korzystać z programu od 2026 roku (od 1 lutego 2026 - duże podmioty i od 1 kwietnia 2026 - wszystkie podmioty). Ministerstwo Finansów cały czas prowadzi konsultacje na temat KSeF, mając na uwadze opinie firm i wprowadzanie uproszczeń. Podczas rozmów poruszane są informacje dotyczące odroczenia obowiązku KSeF, liberalizacji obowiązków, propozycji zmian, wprowadzenia struktury załącznika do faktur, dostosowanie środowiska testowego itp. We wrześniu dojdzie do kolejnych konsultacji publicznych, które będą wiązać się ze strukturą załącznika i strukturą logiczną FA(3).
Krajowy System e-Faktur daje możliwość wystawiania faktur strukturalnych w formacie XML poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. System dokładnie sprawdza, czy dokument zgadza się ze standardem i nadaje mu oryginalny numer. Odbiorca faktury ma do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie danych z dokumentu, a wystawca ma do dyspozycji urzędowego poświadczenie odbioru - UPO. Co ciekawe, otrzymywanie faktur z pomocą KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury! Sposób wyrażenia zgody nie jest jednak dokładnie określony w przepisach prawnych. Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody, nadal możemy korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, ale należy udostępniać drugiej stronie dokumenty w formie tradycyjnej (papierowo lub elektronicznie). Plusem jest to, że ustawodawca daje nam możliwość skorzystania z kilku rodzajów uwierzytelnienia w systemie, zależnie od rodzaju podmiotu.
Ogólnopolska platforma teleinformatyczna zapewnia wygodne wystawienia, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Podobną opcję wprowadzono na bazie platformy elektronicznego fakturowania, która służy do wymiany faktur strukturalnych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Jednak są to dwa różne rozwiązania, których nie powinniśmy ze sobą mylić. Dzięki KSeF można także przechowywać faktury, oznaczać je numerem identyfikującym i weryfikować zgodność z danym wzorem. Dodatkowo program posłuży nam do analizowania i kontrolowania danych z faktur ustrukturyzowanych i otrzymywania komunikatów odnośnie wystawiania, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia e-faktury strukturalnej. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest bardzo proste i komfortowe. To program łatwy w obsłudze, z którym doskonale poradzi sobie każdy przedsiębiorca.
Jak widzimy, KSeF już za jakiś czas stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców. Jest to ogólnopolski system komputerowy, który zapewnia usprawnienie i ułatwienie codziennej pracy związanej z fakturowaniem. Co ciekawe, aktualnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie takiego rozwiązania. To dobra wiadomość, gdyż dzięki temu mamy czas na dokładne zapoznanie się z programem.
