Przechowywanie dokumentów firmowych to zadanie, z którym na co dzień mierzą się przedsiębiorcy. Muszą przy tym przestrzegać przepisów, dbając o to, aby przedwcześnie nie zniszczyć wymaganych plików i papierów. Jak w prawidłowy sposób archiwizować dokumenty w różnych formach?
Dokumenty papierowe, zwłaszcza te, które znajdują się w archiwach, wymagają odpowiedniego podejścia. Przede wszystkim należy przechowywać je w miejscu o odpowiednim poziomie wilgoci i temperatury, a także ograniczonym ryzyku zalania czy pożaru. Bardzo istotne są też dodatkowe zabezpieczenia, na przykład w postaci drzwi antywłamaniowych. Przedsiębiorcy powinni opisywać dokumenty w taki sposób, aby ich odnalezienie nie sprawiało trudności. W dużych firmach archiwizacją zajmują się specjalnie w tym celu zatrudnione osoby, jednak rozwiązaniem są także usługi outsourcingowe, o których więcej można przeczytać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/warszawa/. Archiwizacja musi odbywać się tak, aby do dokumentów nie miały dostępu osoby postronne.
Coraz większą popularnością cieszy się digitalizacja dokumentów Rhenus, która polega na zmianie formy z papierowej na elektroniczną. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści, w tym:
pozwala zaoszczędzić miejsce i czas potrzebny na obróbkę dokumentów,
zwiększa poziom bezpieczeństwa przechowywania danych,
ułatwia odnajdywanie potrzebnych dokumentów,
ułatwia przekazywanie dokumentów osobom uprawnionym.
Digitalizacja dokumentów musi być przeprowadzona zgodnie ze sztuką, aby w trakcie jej trwania nie doszło do wycieku danych. Trzeba też opracować i wdrożyć stosowne zabezpieczenia plików elektronicznych. Z tym zadaniem przedsiębiorcy najczęściej nie są w stanie poradzić sobie samodzielnie, dlatego powinni skorzystać z pomocy wykwalifikowanych informatyków. Archiwizacja dokumentacji cyfrowej nie jest bardzo pracochłonna, ale z drugiej strony nie można zapominać o stosownych zabezpieczeniach.
Bez względu na to, jaką formę mają dokumenty firmowe, musimy zadbać o bezpieczeństwo informacji w nich zawartych. Kluczowe jest więc określenie sposobu przechowywania tak, aby nie doszło do wycieku danych, kradzieży czy w przypadku dokumentów papierowych, zniszczenia. Bardzo ważną kwestią jest również utylizacja przedawnionych dokumentów. Mamy tutaj do czynienia z niszczeniem nośników informacji, o którym więcej można przeczytać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/warszawa/. Niszczenie jest ostatnim etapem archiwizacji. Polega ono na trwałym usunięciu danych, które przepisy obejmują szczególną ochroną. W przypadku papieru trzeba zadbać o odpowiednią wielkość ścinków natomiast inne nośniki danych niszczymy bardziej zaawansowanymi metodami. Dopiero trwałe usunięcie danych zdejmuje z przedsiębiorcy odpowiedzialność, która spoczywa na nim od momentu wejścia w posiadanie dokumentów.
